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Siempre se habla de la
organización y coordinación es básica para que un evento sea exitoso, pues es
cierto, pero no es la clave para un evento exitoso.
Ya sea que tengas poco o mucho
tiempo para planear un evento, esto no garantiza que no ocurran problemas de
último minuto y saber darle solución es clave para que todo sea un éxito.
Según nuestra experiencia antes,
durante y después de un evento ocurre situaciones que ponen a prueba nuestros
nervios, lo ideal es mantener la calma y pensar claramente, debemos saber
utilizar nuestro criterio y buscar soluciones de inmediato.
Un buen evento debe contar con
una buena organización, reuniones previas donde no se deja nada a la
imaginación o al supuesto, se debe ver todos los detalles previos al día del
evento.
Sin embargo, el día del evento es
el momento donde se pone a prueba todas tus facultades y habilidades, se debe
tener rapidez, criterio, objetividad y sobretodo mucha calma para manejar
situaciones de estrés, ya que el éxito del evento depende de la respuesta
positiva que los miembros de tú equipo brinden, nos referimos tanto a
ejecutivos como proveedores.
En todas las carreras nos forman
según la teoría y lo que se debe hacer para manejar bien una campaña publicitaria,
pero el mundo de la publicidad BTL es más complejo, donde la teoría
sirve con el primer peldaño de una escalera muy alta que te reta día a día con
diferentes e inimaginables obstáculos.
Las claves para manejar estas
situaciones son:
- Nuestro equipo núcleo debe ser
conformado por personas proactivas con criterio para manejar situaciones de
último momento y con la capacidad para trabajar bajo presión.
- Nuestro equipo complemento:
proveedores, deben ser confiables, rápidos y capaces de entregar un trabajo y/o
producto de buena calidad.
- Debemos elaborar un plan B para
cada situación, sobre todo en las que la responsabilidad recae sobre personas
que están fuera de tu equipo núcleo, es decir proveedores, quienes pueden
tardar, entregar un mal trabajo o simplemente no llegar al evento.
- Tener un backup de los materiales
para soluciones rápidas, ejemplo viniles extras para solucionar un mal pegado o
daño en un backing.
- Informar al cliente sobre los
problemas que ocurren, así se mantendrá al tanto de lo sucede y lo complejidad
de la organización.
- Saber mantener la calma ante el
cliente, en estos momentos lo mejor es transmitirle tranquilidad y seguridad al
cliente, él debe tener claro que somos capaces de manejar estas situaciones y
que tenemos soluciones para el problema suscitado.
- No abandonar el barco, por más
difícil que sea la situación no podemos retroceder, debemos hacernos cargo de
inmediato y afrontar el problema de frente.
Aprender de los errores, cada
situación nos deja una enseñanza y debemos
estar preparados para no vuelva a suceder.
